第一条 为提高校友会证书、印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法用章行为，维护校友会合法权益，推动印章使用管理的规范化、制度化，结合校友会实际，制定本制度。
第二条 本办法所称证书是指国家管理机关批准颁发给河南财经政法大学校友会的相关证书，具体包括法人登记证书（正副本）、银行开户许可证等。
第三条 证书的保管：校友会证书由校友工作办公室负责管理和使用并指定人员保管，依照规定需要公开悬挂的证书，应公开悬挂。
第四条 证书的使用：使用证书必须依法、合规、安全，并办理登记手续。证书原件原则上不许带出办公区域，必须带出的（如前往管理机关接受年检、审查、加盖审验印章等），须经校友会相关领导批准并做好登记；办理相关业务或开展活动时需要证书复印件的，应由证书保管部门出具，并在证书复印件上加注限定用途。
第五条 校友会印章包括：校友会公章、财务专用章、法人章和财务主管人名章。
第六条 各类印章应在本条款规定范围内使用：
（一）公章主要用于对外签订的需确定校友会权利、义务的有关文件；对内所颁布的重要管理制度、人事任免文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章）；其它需以校友会名义证明其权威作用的合同、文件等。
（二）财务专用章是指能够代表单位承担所有财务相关的义务，享受所有财务相关权利的载体。主要用于单位现金、银行收付业务（预留银行印鉴、支票、汇票、业务委托书）、财务结算、开具收据等。
（三）法人名章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖校友会法人名章的文件资料。
第七条 校友会各类印章由校友工作办公室负责管理和使用，未经相关领导批准，不得擅自刻制、使用。校友会二级机构不另刻公章。
第八条 有下列情况，印章须停用：
（一）更换法人；
（二）更名或机构撤销、业务变动；
（三）印章使用损坏；
（四）印章遗失或被窃，在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人。
第九条 校友会印章停用时须经校友会相关领导批准，及时将停用印章送回管理部门，并按照国家相关法律规定报印章备案机关登记销毁。需要留存的，需向相关国家管理部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按规定的印章制发程序和要求办理。
第十条 印章毁损或无法正常使用时，应按制度规定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章，由保管部门将原印章交办公室登记，按法定程序登记、销毁。销毁印章前要提交报告，销毁印章报告由办公室长期保存。
第十一条 校友会印章管理注意事项：
（一）校友会印章保管人应明确所保管印章的用途及使用权限，在盖章前要了解文本内容，根据部门负责人和主管领导指示意见使用印章，并建立印章使用登记簿；
（二）超过2页以上（含）的文本，需加盖骑缝章。
（三）使用手续签批不齐全的有权予以拒绝加盖印章。
（四）不得在空白页上加盖印章。
（五）校友会的章程、合同、协议，所有涉及校友会财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款的合同和协议，以及经济担保的法人代表委托书、法人代表证明书等重要事项，未经领导审批的，不得加盖印章。
（六）如主管领导出差等各项原因，无法审批而又急需用印时，须由经办人当场通过电话向主管领导报告用印内容，征得同意后，方可用印。同时，印章管理人员应将授权具体时间、内容备注于用印登记簿上，并由经办双方签字确认。
（七）校友会工作人员因公需要携带印章外出办理相关业务时，需在用印登记簿上注明“携带印章外出公务”字样，由主管领导签批后，方可用印。
第十二条 除日常业务使用外，其他部门和人员需要使用校友会证书、印章，必须经过校友会相关领导批准同意，且进行借用登记（注明名称、借用日期、使用范围、归还日期等），方可借出。
第十三条 证书、印章使用期间如发生印章丢失、毁损，一切经济损失和法律责任均由借用当事人承担。
第十四条 证书、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，或保存在保险柜中，若发现意外情况应立即报告，不可私自委托他人保管。
第十五条 负责保管证书、印章的人员，发生工作变动，需要进行书面交接，并由校友会相关领导负责监交。
第十六条 证书、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。
第十七条 本管理制度自批准签发之日起生效实施，并在实施过程中逐步修订、完善。
河南财经政法大学校友会
二〇二三年九月一日